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Un tableau de bord commercial est un document qui permet de suivre l’évolution de l’activité commerciale au regard des objectifs fixés.

Par conséquent, il constitue un outil de gestion et de pilotage de la performance commerciale. De même il sert de support d’aide à la décision en temps réel en s’appuyant sur des données chiffrées de l’activité commerciale de l’entreprise.

De plus, c’est un outil qui permet d’identifier des forces ou faiblesses de l’entreprise.

Solo-entrepreneur ou entouré d’une équipe, le tableau de bord est un outil qui permet de suivre l’évolution de l’activité commerciale et d’adapter sa stratégie en fonction des résultats. Il s’adapte à tout contexte d’entreprise.

Pourquoi mettre en place un tableau de bord commercial ?

Les objectifs d’un tableau de bord sont variés :

  • Evaluer la réalisation d’objectifs
  • Mesurer l’activité commerciale
  • Adapter les actions commerciales
  • Donner une ligne de conduite à l’équipe commerciale
  • Effectuer des prévisions de vente
  • Adapter les objectifs et la stratégie
  • Améliorer la connaissance des clients
  • Disposer d’éléments chiffrés pour communiquer plus efficacement

D’une manière générale, le pilotage commercial s’appuie sur 2 aspects :
les ventes et la performance commerciale.

Pour piloter les résultats, il est nécessaire de définir des repères adaptés au contexte et besoins de l’entreprise. Ces repères sont les indicateurs commerciaux qui doivent à la fois être peu nombreux et facilement compréhensibles de l’ensemble des collaborateurs concernés.

Quels indicateurs faut-il définir ?

Les indicateurs, appelés aussi KPI, doivent permettre de mesurer le niveau de réussite d’un facteur clé, être facilement identifiables et compréhensibles.

Par conséquent, ils doivent être cohérents vis à vis des objectifs commerciaux de l’entreprise.

Voici quelques exemples d’indicateurs commerciaux :

  • Le chiffre d’affaires CA réalisé par rapport au chiffre d’affaires prévu,
  • Le montant de la commande moyenne,
  • La marge dégagée,
  • Le nombre de nouveaux clients,
  • Le pourcentage d’impayés par rapport au CA total,
  • La répartition du CA par rapport aux familles de produits ou de services,
  • Le nombre de contacts entrants,
  • Le nombre de contacts par type de prise de contact (appel téléphonique, e-mail, prospection directe…),
  • Le taux de transformation de commande,
  • Le taux de réalisation de l’objectif commercial,

Le choix des indicateurs sera lié à la stratégie de l’entreprise et le niveau où se situe l’entreprise dans son cycle de croissance.

A quelle fréquence suivre ses indicateurs ?

Hebdomadaire ou mensuelle, voire même de manière plus rapprochée, la fréquence de suivi va dépendre de la stratégie de l’entreprise.

Ainsi, plus la fréquence est importante, plus vous bénéficiez d’une meilleure visibilité pour adapter les moyens ou méthodes d’actions et faire ainsi preuve de réactivité.

Comment créer un tableau de bord commercial ?

Il existe 2 moyens pour concevoir son tableau de bord commercial

  • Directement à partir du logiciel de gestion commerciale de l’entreprise. Ainsi, il prend en compte les paramètres dès la saisie des devis ou commandes et actualise automatiquement les indicateurs qui ont été définis au préalable. Grâce à l’automatisation de la collecte et du traitement des données, vous gagnez du temps et évitez également les erreurs.
  • A partir d’un tableau, ce qui implique un recueil de données et une saisie manuelle

Les contenus et mode de présentation d’un tableau de bord seront définis en fonction des objectifs d’utilisation.

1 – Définir les objectifs

A ce niveau, il va s’agir de déterminer les facteurs clés de succès, c’est à dire les éléments clés qui vont permettre d’atteindre un objectif.

Généralement on retrouve 2 types d’objectifs :

  • Les objectifs de reporting : il s’agit d’indicateurs définis sur une période données (nombre de commandes, marges, CA…=)
  • Les objectifs de pilotage : ils vont s’appuyer sur des indicateurs qui suivent des prévisions et ils s’appuient sur une vision sur un terme fixé qui permet ainsi de déterminer les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs (l’objectif de CA par mois, taux de transformation…)
2 – Choisir les indicateurs de performance commerciale

Les indicateurs vont permettre d’évaluer les axes de progression déterminés précédemment. Par conséquent, ils devront être définis en fonction de vos objectifs.

De plus, le tableau de bord doit être avant tout lisible et facilement exploitable. Par conséquent il est nécessaire de limiter les indicateurs. Il est nécessaire d’être sélectif dans le choix des indicateurs et définir ceux les plus appropriés à sa stratégie. Il vaut mieux éviter de dépasser 10 indicateurs.

3 – Créer son tableau de bord

Si le tableau de bord est généré automatiquement par l’outil de gestion commerciale, c’est alors une solution salvatrice dans de nombreux cas : vous évitez la perte de temps de saisie et les risques d’erreur.
Toutefois, il peut s’avérer nécessaire de sélectionner des indicateurs adaptés à ses objectifs parmi tous ceux proposés par le logiciel. L’essentiel est de s’adapter également au public auquel les données seront partagées.

Dans le cas où vous concevez le tableau de bord partir d’un tableur, il est primordial de trouver les moyens d’extraction des données qui faciliteront la transcription dans le tableur.

Une fois que vous avez identifié :
– Les indicateurs les plus adaptés à votre activité et
– L’outil qui vous servira à mettre en forme votre tableau de bord
– Les repères dans le temps : suivi hebdomadaire, mensuel, bimestriel ?

Les étapes suivantes vont consister à :

– la conception de votre tableau de bord
– le tester sur une durée limitée et l’adapter, le cas échéant
– lancer la version définitive
– communiquer sur le suivi du tableau de bord auprès des personnes impliquées directement ou non dans le suivi des résultats
– présenter régulièrement les résultats aux personnes concernées par l’atteinte des résultats et objectifs.

Ainsi, les résultats peuvent être soit directement présentés sous forme de tableau ou les données peuvent être visualisées sous format de graphique. Dans certains cas, les données peuvent avoir plus d’impact sur le message délivré.

Il n’existe pas de modèle de tableau de bord type : c’est à chaque entreprise de définir son propre outil adapté à ses objectifs, ses besoins et ses attentes.

Toutefois, il est nécessaire de suivre quelques règles de base :
  • Faire simple et ainsi éviter une « usine à gaz » qui deviendrait contre-productive
  • Limiter le nombre d’indicateurs
  • Adapter les repère dans le temps en fonction de votre activité
  • Communiquer régulièrement sur les résultats envers l’ensemble des votre équipe : le commercial est l’affaire de tous dans l’entreprise

Outil de prise de décision, le tableau de bord vous permettra d’effectuer un suivi efficace et rapide de votre activité. Grâce à des indicateurs performants, vous pourrez agir plus rapidement sur les leviers adaptés pour le suivi et la croissance de votre activité.